Las tres opciones, en una frase cada una
Cuando una pyme necesita tecnología (una web que venda, automatizar procesos, un sistema de gestión, meter IA con cabeza), tiene tres formas de conseguirla sin contratar a un director de tecnología a jornada completa:
- Agencia: un equipo que vende proyectos cerrados. Presupuesto, plazo, entrega, fin.
- Freelance: una persona que ejecuta lo que le pides, normalmente por horas o por proyecto.
- CTO externo (acompañamiento mensual): una persona senior que decide contigo qué construir, lo construye y se queda. Fee mensual fijo.
Yo ofrezco la tercera y también trabajo por proyecto, así que tengo interés en esto. Por eso voy a ser especialmente cuidadoso con los casos en los que la agencia o el freelance son la mejor opción, que existen y son muchos.
La tabla
| Agencia | Freelance | CTO externo | |
|---|---|---|---|
| Qué compras | Un proyecto cerrado | Horas o un proyecto | Criterio + ejecución continua |
| Coste típico (pyme 5-50 personas) | 3.000 a 30.000 € por proyecto | 40 a 90 €/hora o 1.500 a 15.000 € por proyecto | 990 a 3.900 €/mes |
| Con quién hablas | Comercial y jefe de proyecto; el desarrollador casi nunca | Con quien hace el trabajo | Con quien hace el trabajo |
| Quién decide qué se construye | Tú, con lo que sabes | Tú, con lo que sabes | Los dos, con diagnóstico previo |
| Qué pasa después de entregar | Se van; cada mejora es otro presupuesto | Depende de su disponibilidad | Sigue el mes siguiente |
| Capacidad | Alta (varias personas a la vez) | Limitada a una persona | Limitada a una persona, con red de colaboradores |
| Riesgo principal | Sobrecoste y proyectos que no encajan con la operación real | Que desaparezca o no sepa lo que no sabe | Que no haya trabajo suficiente para justificar el fee |
| Mejor para | Proyectos grandes y bien definidos | Tareas concretas con alcance claro | Empresas que quieren mejorar cada mes sin equipo técnico interno |
Cuándo conviene una agencia
Cuando el proyecto es grande, está bien definido y hay prisa. Una app completa con diseño, backend, publicación en tiendas y marketing de lanzamiento en tres meses necesita cuatro o cinco perfiles a la vez. Una persona sola no llega.
Cuando necesitas una garantía corporativa. Contrato con empresa, seguro de responsabilidad, equipo que no depende de que una persona se ponga enferma. Para algunas direcciones y algunos sectores regulados, esto no es negociable.
Cuando el problema es de diseño y marca. Las buenas agencias tienen directores creativos que un técnico no sustituye.
Dónde falla: en el 80 por ciento de las pymes que conozco, el proyecto de agencia se entrega bonito, el equipo no lo adopta porque nadie entendió cómo trabajan de verdad, y al año hay que llamar a alguien para "arreglarlo". La agencia no hizo nada mal; simplemente vendió lo que le pidieron, no lo que hacía falta.
Cuándo conviene un freelance
Cuando sabes exactamente qué necesitas. "Integrar Stripe en esta web", "migrar este WordPress", "montar este flujo en Make". Alcance claro, entregable claro, precio claro. Un buen freelance lo resuelve rápido y sin sobrecoste de gestión.
Cuando el presupuesto es ajustado y el riesgo bajo. Una landing, un pequeño automatismo, una mejora concreta.
Cuando ya tienes a alguien interno que dirige. El freelance son manos; si hay cabeza en la empresa, la combinación funciona muy bien.
Dónde falla: cuando no sabes exactamente qué necesitas. Un freelance ejecuta lo que le pides, y si lo que le pides está mal planteado, ejecuta algo mal planteado. Y cuando termina, se va a otro cliente; la continuidad depende de su agenda. Sobre esto escribí en cómo dirigir la digitalización sin entender de tecnología: el problema casi nunca es la ejecución, es la decisión.
Cuándo conviene un CTO externo
Cuando no tienes a nadie que decida sobre tecnología y no quieres contratarlo a jornada completa. Es la situación de la mayoría de empresas de 5 a 50 personas: hay dinero para tecnología, hay necesidad, pero no hay criterio interno y cada decisión se aplaza.
Cuando ya has probado agencias o freelances y el resultado no duró. El patrón "herramienta implantada, equipo que no la usa, vuelta al Excel" se rompe con alguien que se queda a acompañar la adopción.
Cuando quieres mejorar de forma continua, no a golpes. Un proceso automatizado al mes durante un año cambia una empresa más que un proyecto grande cada tres años.
Dónde falla: si tu necesidad es puntual (una web nueva y ya), pagar un fee mensual no tiene sentido; contrata el proyecto. Si tu empresa ya tiene un equipo técnico, lo que necesitas son manos, no otra cabeza. Y si no vas a dedicar una hora al mes a revisar resultados y decidir, el acompañamiento no funciona, porque las decisiones son tuyas. Cómo funciona exactamente lo explico en qué es un acompañamiento digital mensual.
Regla rápida: si puedes escribir en una frase qué quieres que te construyan, contrata un proyecto (agencia o freelance según tamaño). Si lo que puedes escribir es el problema ("perdemos presupuestos", "todo va en Excel", "no sé por dónde meter la IA"), necesitas criterio antes que manos: CTO externo.
El coste real a 12 meses (un ejemplo)
Empresa de 20 personas que quiere: automatizar el seguimiento comercial, un asistente de WhatsApp, mejorar la web y empezar a usar IA en administración. Cuatro iniciativas a lo largo de un año.
Vía agencia: cuatro proyectos separados, entre 4.000 y 8.000 € cada uno, con cuatro procesos de venta, cuatro equipos distintos y ningún hilo conductor. Entre 16.000 y 32.000 €, más el mantenimiento que cada proyecto necesita después y que nadie presupuestó.
Vía freelance: más barato si sabes definir cada tarea; entre 8.000 y 16.000 €. Pero alguien de tu empresa tiene que definir, coordinar y revisar. Si ese alguien eres tú, cuenta tus horas.
Vía CTO externo: plan Crecimiento a 1.900 €/mes, 22.800 € al año. Incluye el diagnóstico, las cuatro iniciativas, la formación del equipo, el mantenimiento de lo construido y las decisiones que van surgiendo. Una sola persona, un solo hilo.
No siempre gana la tercera. Si solo necesitas una de las cuatro cosas, gana el proyecto. Si necesitas las cuatro y no tienes quien las dirija, gana el acompañamiento. Para calcular tu caso concreto escribí cómo medir el retorno de la automatización.
Las preguntas que debes hacer a cualquiera de los tres
Sea agencia, freelance o CTO externo, hay cinco preguntas que separan a los serios de los demás:
- ¿De quién es lo que construyes? Código, cuentas, accesos, documentación. Tienen que ser tuyos.
- ¿Qué pasa cuando falla? Quién lo arregla, en cuánto tiempo, a qué precio.
- ¿Cuánto cuesta el segundo año? Licencias, mantenimiento, horas.
- ¿Puedo hablar con un cliente parecido a mí?
- ¿Qué no vas a hacer? Los límites claros son señal de experiencia.
Quien responda a las cinco sin rodeos, sea del tipo que sea, es una buena elección.
Mi recomendación, según tu situación
- Proyecto grande, alcance claro, prisa: agencia.
- Tarea concreta, presupuesto ajustado, alguien interno que dirige: freelance.
- Necesidad continua, sin criterio técnico interno, ganas de mejorar cada mes: CTO externo.
- No sabes cuál es tu caso: una llamada de 15 minutos con cualquiera de los tres debería aclarártelo. Si es conmigo, te digo con franqueza cuál te conviene aunque no sea la mía.
